На рынке услуг связи появились специальные решения для малого и среднего бизнеса. Они включают весь спектр современных услуг связи, которым пользуются крупные предприятия. Более того, можно устранить ряд рисков, снизить расходы и начать больше зарабатывать. Предоставляют такие возможности виртуальные телекоммуникационные сервисы, или виртуальные АТС. Каковы их преимущества и как они влияют на развитие бизнеса?
Традиционный телеком в малом и среднем бизнесе: привычно, но неудобно
Назовем главные функции офисной АТС. Это взаимодействие с городской телефонной сетью, коммутация внутренних и внешних звонков, коротких номеров и возможность «перебросить» звонок, не прерывая разговора, учет звонков, конференц¬связь и др. Телефонных аппаратов может быть намного больше, чем входящих линий.
АТС различаются количеством внешних линий, допустимым числом аппаратов во внутренней сети (число портов), а также набором сервисов. Однако как решить, сколько телефонных линий потребуется предприятию через год-два? Сколько понадобится телефонных аппаратов? Какие функции действительно необходимы, а какими можно пожертвовать?
Спрогнозировать ситуацию в малом и среднем бизнесе сложно. Ведь непонятно, какими темпами будет расти бизнес. Будет ли расширяться основной офис, или главным направлением развития станет открытие новых офисов либо магазинов? Потребуется ли связь с другими регионами? Какие потоки звонков будут возникать в ходе рекламных кампаний или при спонтанном росте активности потребителей. Излишняя экономия приводит к дилемме: терять клиентов и существенно переплачивать операторам связи или покупать более мощную АТС?
У традиционного подхода к телефонизации есть и другие проблемы. Одна из них — дефицит телефонных линий в нежилых помещениях, используемых под офисы. В бизнесцентрах другая ловушка — местный оператор связи зачастую предлагает такие условия подключения, на которые трудно согласиться.
«Облачный» телеком
Заменить обычные телефонные линии и не приобретать специальное оборудование (кроме телефонных аппаратов) позволяет «облачная» или «виртуальная» АТС. Она напоминает реальную офисную АТС только по функциям, устроена же совершенно иначе.
Для взаимодействия с оператором сервиса виртуальной АТС использует обычное широкополосное интернет соединение, без которого сегодня не обходится ни один офис. Работу АТС имитируют особые технические системы и программное обеспечение у провайдера сервиса. В этом и состоит удобство — проще производить перенастройки и переключения, дополнять и менять функции. Открываем личный кабинет на сайте и отмечаем, что нужно для работы. Нажимаем кнопку подтверждения, и практически мгновенно изменения вступают в силу. Не надо привлекать специалиста или погружаться в незнакомую сферу, как при настройке и обслуживании «железной» АТС.
Простота настройки сочетается в виртуальной АТС с другим важным потребительским свойством — отсутствием ограничений на число входных линий и спектр доступных функций. Современная виртуальные АТС поддерживает около 500—800 функций — больше, чем самая дорогая и совершенная офисная АТС. Большинству предприятий достаточно несколько из них: персональное приветствие, интерактивное голосовое меню, «услуга 800», переадресация, перевод и ожидание вызова, автоматическая переадресация или перенаправление вызова по различным правилам, конференц¬связь, голосовая почта, пересылка голосовых сообщений на электронную почту, переключение на автоответчик в нерабочие часы и некоторые другие. Но в какой-¬то момент могут понадобиться и необычные возможности. Тогда их можно будет активировать в том же личном кабинете.
Забываем о традиционных проблемах с телефонией
В виртуальной АТС нет ни пределов масштабирования, ни угрозы перерасти возможности системы, ни каких¬-либо «замороженных» средств, ведь платить нужно только за то, чем реально пользуешься.
Еще одна сильная сторона «облачных» сервисов проявляется, когда предприятие становится территориально распределенным, появляется много мобильных сотрудников. В этих случаях виртуальная АТС сохраняет общий телефонный номер как неизменный внешний интерфейс организации и объединяет сотрудников в единое коммуникационное пространство. Сотрудникам можно позвонить или «перебросить» звонок на короткий номер, а виртуальная АТС сама выберет оптимальный способ связи из всех технически возможных в данный момент (офисный телефон, мобильник, SIPтелефон или софтфон и др.). Причем для дальней связи автоматически будет использована технология VoIP.
Расходы в виртуальной АТС снижаются сразу по нескольким направлениям: отпадают затраты на приобретение, настройку и обслуживание оборудования, а также на неиспользуемые функции, уменьшаются расходы на входные телефонные линии, внутрикорпоративную дальнюю телефонную связь и использование мобильных средств связи.
Встроенные аналитические инструменты помогают собственнику или топ¬менеджеру контролировать динамику поступающих, пропущенных и обработанных звонков в режиме реального времени и мгновенно забить тревогу, если предприятие начинает терять контакты. Два других механизма — интерактивное голосовое меню и автоматическая маршрутизация входящих звонков — позволяют управлять потоками обращений в разные подразделения. Наконец, можно выяснить причины высокой или низкой эффективности конкретного сотрудника. Здесь поможет другая функция виртуальной АТС — запись разговора.